Protocol voor het Benaderen van de Vertrouwenscontactpersoon (VCP) en

Vertrouwenspersoon bij HC Eindhoven

Inleiding

Bij HC Eindhoven hechten we veel waarde aan een veilige, respectvolle omgeving voor al onze leden, van jeugdspelers tot vrijwilligers. De Vertrouwenscontactpersoon (VCP) en de Vertrouwenspersoon spelen een cruciale rol in het bieden van ondersteuning bij ongewenste omgangsvormen en integriteitskwesties. Onderstaand protocol legt uit wanneer en hoe je de VCP of Vertrouwenspersoon kunt benaderen.

Wanneer benader je de Vertrouwenscontactpersoon (VCP)?

De VCP is het eerste aanspreekpunt binnen de vereniging voor iedereen met vragen, vermoedens, klachten of meldingen over grensoverschrijdend gedrag (GOG). Je kunt de VCP benaderen als je vertrouwelijk je verhaal wilt delen, advies nodig hebt, of emotionele steun zoekt.

Stappen bij het inschakelen van VCP:

1) Eerste opvang:

• Neem contact op met de VCP via e-mail, telefoon, of persoonlijk tijdens trainingsdagen of wedstrijden.
• De VCP luistert en biedt ondersteuning bij het bespreken van de situatie en de emoties die daarbij komen kijken.
• De VCP legt uit dat incidenten altijd anoniem met het bestuur worden besproken, tenzij de veiligheid van leden of wettelijke verplichtingen anders vereisen.

2) Overleg over vervolgstappen:

• De VCP bespreekt mogelijke vervolgstappen met de betrokkenen, waaronder doorverwijzing naar een externe vertrouwenspersoon of hulpinstanties.
• De betrokkene maakt zelf de keuze over de vervolgstappen, waarbij de VCP ondersteunt met advies.

3) Opheffen van vertrouwelijkheid:

• De vertrouwelijkheid is in sommige gevallen beperkt, bijvoorbeeld bij ernstige strafbare feiten of wanneer de veiligheid van leden in gevaar is.
• De vertrouwelijkheid kan worden opgeheven als dit nodig is voor de veiligheid van de betrokkenen of om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Dit gebeurt pas na uitleg en, waar mogelijk, met toestemming van de betrokkene.
• In bepaalde situaties, zoals bij ernstige strafbare feiten of acute onveiligheid, kan de vertrouwelijkheid zonder toestemming worden opgeheven, maar de betrokkene wordt altijd vooraf geïnformeerd.

4) Rapportage aan het bestuur:

• De VCP rapporteert anoniem aan het bestuur wat er is besproken en welke acties zijn ondernomen.
• Indien het bestuur meer informatie nodig heeft om adequaat te kunnen handelen, kan de VCP specifieke details (inclusief namen) delen, mits dit noodzakelijk is en de melder daarvoor toestemming geeft.

5) Verslaglegging:

• De VCP legt alle gesprekken en gemaakte afspraken vast in gestandaardiseerde formulieren, die op een veilige en vertrouwelijke wijze door het bestuur worden bewaard binnen een afgeschermde digitale omgeving.

Hoe en wanneer kun je de Vertrouwenscontactpersoon (VCP) benaderen?

Je kunt de VCP benaderen voor advies, ondersteuning, of om grensoverschrijdend gedrag te melden. De VCP werkt in nauw overleg met jou samen.
 

Vertrouwenscontactpersoon: [vacature]
E-mailadres: vertrouwenspersoon@hceindhoven.nl
De VCP bepaalt in overleg met de melder een locatie voor het gesprek. In praktijk gebeurt dit veel telefonisch en waar nodig komt er een fysieke ontmoeting.

Wanneer schakel je de Vertrouwenspersoon (VP) in?

Als je de vertrouwenscontactpersoon niet kunt bereiken of als je behoefte hebt aan verdere ondersteuning, kun je altijd terecht bij de Vertrouwenspersoon. De Vertrouwenspersoon werkt onafhankelijk van de vereniging en biedt advies bij formele klachtenprocedures of juridische stappen. De vertrouwelijkheid bij de Vertrouwenspersoon is strikter en meer gericht op landelijk niveau. De VP fungeert als klankbord voor de VCP en kan, indien nodig, het proces overnemen.

Vertrouwenspersoon HC Eindhoven: Miriam Dhonré

Telefoonnummer: 06-49751715

E-mailadres: vertrouwenspersoon@hceindhoven.nl (gedeelde mailbox met VCP)

Niet aanwezig op locatie. De gesprekken worden buiten HC Eindhoven gevoerd.

Met dit protocol willen we duidelijk maken wat leden van HC Eindhoven kunnen verwachten van de Vertrouwenscontactpersoon en Vertrouwenspersoon en hoe zij deze kunnen benaderen bij ongewenste omgangsvormen en integriteitskwesties. Het doel is een veilige en respectvolle omgeving te creëren waarin iedereen zich prettig en gehoord voelt. Het is van groot belang dat alle gesprekken en informatie met de grootst mogelijke zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid worden behandeld. Ons doel is om een veilige sportomgeving te waarborgen voor al onze leden.